24小時都不夠用？心理學教你提高4招提高工作效率

在視時間為金錢的商業社會中，人人都似乎必須掌握如何提升工作效率。可是，我們在日常工作中，往往會因為效率低下，做不少事都會出現拖延的問題。而其中一個導致效率較低的原因，可能是我們時常受到自己、他人與不同事情的干擾。幸好，不少心理學家一直都致力研究如何提高工作效率，協助我們改善工作表現。接下來，本文將會和大家分享4個提高工作效率的方法。

提高工作效率方法一：寫下目標

相信不少人都有訂立目標的習慣，不過你又會不會把它們寫下呢？沒有寫下的你們，在嘗試實現目標時會不會感到困難重重呢？原來，寫下目標可以幫助我們實現目標。

英國教授Cheryl Traversz曾和一班學生進行實驗，她叫學生指出自己可改進的地方，想像理想成果和實踐方法。之後，這些學生在接下來的三個月中每天都會寫日記，記下自己實現目標的進度，結果有寫日記的學生在學業成績上明顯取得了更大進步，而且對定立了抽象目標（如：減少憂慮）的學生也有幫助。Cheryl Travers續指：「寫下目標可以令人對自己的目標更負責任，人也可以透過寫作來協助自己克服實現目標時面對的困難。」由此可見，寫下目標及進度，可以提升自信、自我效能感，幫助我們實現目標。

提高工作效率方法二：提升集中力

注意長度（attention span）是指一個人能夠在一件工作上保持專注、不分心的時間。我們會時常誤以為自己有不錯的集中力，可是，原來大多數人每天完全集中的時間只是區區72分鐘，而我們更往往會把時間花在無關重要的小事上，使我們的專注時間更短。有實驗發現，原定要溫習15分鐘的中學生，因為電話通知、電郵等的影響而分心，溫習時間明顯較短。現今社會雖然提倡所謂「一心多用」，可是其實我們只是在不斷地轉換工作，難以維持較長的注意長度，亦要在每項工作上花更多時間進入狀態；而由於科技令大量資訊排山倒海地擁到我們面前，分心的問題因而大幅惡化。資訊科技的發達，使我們在工作時更容易因鈴聲、震動等通知而分心，注意長度下降，令我們的工作效率下降。

要集中工作，可以有兩個方向。在善用時間方面，既然我們真正的集中時間這樣短，我們就應專注於大目標，並趁空閒或可能受干擾的時間完成不太需要創意的工作。在延長注意長度，暫時放下科技不失為一個好方法。心理學家 Dr. Larry Rosen 建議我們工作時可以把手機鈴聲、提示、電郵等關掉15分鐘，並漸漸延長關掉科技產品的時間。這樣我們既可以繼續利用資訊科技帶來的方便，又可以在工作時更集中，可謂一舉兩得。

提高工作效率方法三：站着工作

美國有研究團隊把一個客戶服務中心的員工分成兩組，一組員工使用傳統的辦公桌椅，另一組則獲發容許員工站起來工作、可以調較高度的桌子。6個月後團隊發現可站立的員工效率高出42%。負責研究的 Dr. Mark Benden 相信，這是由於人站起時血液循環更佳，因此效率更高；他更建議員工不應只是坐在或站在某處，而是應該可以到處站立和四周走動，公司更可考慮安裝腳欄以便員工站住時卸力。下次工作感到困倦時，可以考慮站一下，走一走。（筆者也是站住完成本文，效果的確不錯）

提高工作效率方法四：互相討論

不少人在團隊工作時，其中一樣最為煩厭的事情，恐怕是開會。開會表面上是浪費時間、是我們實現目標路上的絆腳石，但原來開會互相討論在長遠而言有助團隊實現目標。

荷蘭教授Michaela Schippers和其團隊曾在醫療業界進行研究，發現有定期會面去評估工作進度的團隊，更有可能去想出創新的方法，反映團隊內部對自身表現的評估有助大幅提升工作表現。Michaela Schippers補充：「互相討論的目標不應是互相指責，而是一起討論團隊可能如何一起進步，最好更應設有主持人，這樣團隊才有空間去思考如何求變。」由此可見，團隊中有建設性的互相討論，有助實現目標。

Reference: https://www.apa.org/monitor/2017/09/boosting-productivity https://hbr.org/2019/11/5-mental-mistakes-that-kill-your-productivity